- confier les archives du syndicat des copropriétaires à une entreprise spécialisée aux frais du syndicat :

A ce titre, il est important de rappeler l’article 33 du décret du 17 mars 1967 qui précise que "la conservation et la gestion des archives sont comprises dans la mission ordinaire du syndic".

L’article 18 de la loi de 1965 précise que le syndic est chargé « de soumettre au vote de l'assemblée générale, à la majorité de l'article 25, la décision de confier les archives du syndicat des copropriétaires à une entreprise spécialisée aux frais dudit syndicat ». 

L’article ajoute qu’"une telle décision ne peut donner lieu à aucune rémunération complémentaire au profit du syndic".

Or, le contrat type précise que " dans l'hypothèse où l'assemblée générale des copropriétaires a, en cours d'exécution du présent contrat et dans les conditions précisées à l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965, décidé de confier les archives du syndicat à une entreprise spécialisée, le montant de sa rémunération forfaitaire annuelle hors taxes est imputé soit (rayer la mention inutile) :

• de la somme de € (que les parties conviennent de fixer dès à présent) ;
• de la somme toutes taxes comprises effectivement facturée au syndicat par le tiers auquel cette tâche aura été confiée (sur justificatif) ". 

En conséquence, il est opportun de se demander si cette clause n’est pas contraire à l’article 18 de la loi de 1965. 

Enfin, la remise des archives au syndic successeur n’est plus prévue au titre de la gestion courante. Pourtant cette prestation est une obligation légale prévue à l’article 18-2 de la loi de 1965. Cette prestation devrait donc être comprise dans le forfait.

- dispenser le syndic d'ouvrir un compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat :

  Ouvrir un compte bancaire séparé est source de transparence pour la copropriété.

Pour en savoir plus : voir le document INC "Copropriété et compte bancaire séparé"

A noter : le syndic ne peut pas proposer une rémunération différenciée en fonction de la décision de l'assemblée relative à la dispense de compte bancaire séparé et ce conformément à l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965. 

  Le décret prévoit qu’en cas de décision régulièrement adoptée par l'assemblée générale antérieurement à la conclusion du présent contrat, la prestation considérée n'est pas incluse dans le forfait. 

Le décret prévoit de nombreuses possibilités de modulation du forfait de gestion courante avec des options et des exclusions. Il est opportun de se demander si la liste des missions de gestion courante est minimale ou représente un maximum avec de nombreuses possibilités d’exclusion.

Or, il est utile de rappeler que le principe est le suivant : « la rémunération des syndics est déterminée de manière forfaitaire » et ce conformément à l’article 18-1 A de la loi de 1965.

Il semblerait que ce forfait soit finalement une liste de prestations à option…

3 - LA LISTE LIMITATIVE DES PRESTATIONS PARTICULIERES POUVANT DONNER LIEU AU VERSEMENT D’UNE REMUNERATION SPECIFIQUE COMPLEMENTAIRE

Le décret précise qu’une liste non limitative des prestations incluses dans le forfait est annexée au présent contrat. En revanche, il fixe la liste limitative des prestations particulières.

Sur la rémunération

Le contrat prévoit que la rémunération due au syndic professionnel au titre des prestations particulières est calculée :

• soit en application du coût horaire ci-dessous, appliqué au prorata du temps passé : X €/ heure hors taxes, soit X €/ heure toutes taxes comprises ;
• soit en application du tarif convenu par les parties pour chaque prestation particulière.

Le conseil syndical et les copropriétaires devront être particulièrement vigilants.

  Le décret prévoit la possibilité de fixer un défraiement et une rémunération pour le syndic non professionnel.

Sur les frais de reprographie et administratifs

L'article 7.1.1 du contrat type précise que les frais de reprographie et les frais administratifs afférents aux prestations du forfait sont inclus dans la rémunération forfaitaire.

Cependant, l’article 7.2.1. ajoute que l’envoi des documents afférents aux prestations du forfait donne lieu à remboursement au syndic des frais d’affranchissement ou d’acheminement engagés.

Mais qu’en est-il pour les prestations particulières ? Les frais de reprographie et administratifs seront-ils facturés ? Si oui, le contrat ne prévoit aucune mention sur ce sujet.

Le contrat type prévoit seulement, en son article 7.2.1, que la rémunération due au titre des prestations particulières s’entend hors frais d’envoi. Il ajoute que l’envoi des documents afférents aux prestations particulières donne lieu à remboursement des frais d’affranchissement ou d’acheminement engagés.

Sur l’établissement, la modification ou la publication du règlement de copropriété

La rémunération peut être prévue par le contrat. Cependant, le décret ajoute que les parties peuvent convenir que le montant des honoraires sera fixé lors de la décision de l’assemblée générale. Les nouvelles copropriétés devront donc être vigilantes.

Sur la gestion des sinistres

Le contrat type précise, en son article 7.1.1. que ne donnent lieu à aucune rémunération complémentaire et sont comprises dans la rémunération forfaitaire :

• les formalités de déclaration de sinistre concernant les parties communes et les parties privatives quand le sinistre a sa source dans les parties communes ;
• la gestion des règlements aux bénéficiaires.

Or, le décret liste quatre prestations de gestion administrative et matérielle relatives aux sinistres, dont « le suivi du dossier auprès de l’assureur ». Cette dernière prestation n’est-elle pas similaire à celles qui sont prévues dans le forfait ?

Par ailleurs, le contrat type ajoute que « les prestations effectuées en dehors des jours et heures ouvrables et rendues nécessaires par l'urgence sont facturées (rayer la mention inutile) :

• sans majoration ;
• au coût horaire majoré de … % ».

La définition de l’urgence pourrait être nécessaire…

Enfin, le contrat précise que « toute somme versée par l'assureur au syndic au titre de la couverture des diligences effectuées par ce dernier dans le cadre du règlement d'un sinistre vient en déduction de la rémunération due ». Cette disposition peut poser problème en matière de transparence entre les honoraires des syndics et les indemnités versées à la copropriété.

Sur les prestations relatives aux litiges et contentieux

Le contrat peut désormais prévoir des prestations particulières au titre des litiges et contentieux.

Il s’agit de :

• la mise en demeure d’un tiers par lettre recommandée avec accusé de réception,
• la constitution du dossier transmis à l’avocat, à l’huissier de justice ou à l’assureur protection juridique,
• le suivi du dossier transmis à l’avocat.

Ces prestations étaient rarement facturées dans les contrats actuels.

Sur les frais et honoraires imputables aux seuls copropriétaires

Le décret liste les prestations, dont le coût est imputable au seul copropriétaire concerné et non au syndicat des copropriétaires qui ne peut être tenu d’aucune somme à ce titre.

Il s’agit notamment de la mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception, de la relance après mise en demeure, de la constitution du dossier transmis à l’auxiliaire de justice, le suivi du dossier transmis à l’avocat…

Pour ces deux dernières prestations, il est prévu qu’elles ne seront dues uniquement qu’en cas de diligences exceptionnelles. Il conviendra de définir ces circonstances, ce qui rendra la facturation contestable.

 Certaines prestations particulières auraient pu être comprises dans le forfait de gestion courante, comme la délivrance d’une copie des diagnostics techniques ou des informations nécessaires à la réalisation d’un diagnostic de performance énergétique individuel.

 Le 5 octobre, le Conseil d'Etat est venu annuler certaines dispositions applicables en la matière.

En conclusion, le contrat type défini par le décret du 26 mars 2015 ressemble au contrat qui pouvait être signé suite à l’arrêté Novelli. En effet, il s’agit d’un contrat avec un forfait modulable et une liste de prestations particulières. Le conseil syndical aura un rôle important pour définir précisément les besoins de la copropriété et ainsi les contours du forfait.

Cependant, son rôle risque d’être affaibli si aucune réunion n’est prévue avec le syndic.

La mise en concurrence de différents projets de contrats de syndic est pourtant obligatoire avant de désigner un nouveau professionnel, conformément à l’article 21 de la loi de 1965.

A cette occasion, les copropriétaires devront être particulièrement vigilants sur certaines modalités, à savoir, notamment :

• le montant du forfait,
• la durée et la période de l’assemblée générale ordinaire,les réunions entre le conseil syndical et le syndic,
• la souscription du compte bancaire séparé si celle-ci est optionnelle,
• l’ouverture d’un extranet,
• la liste des prestations particulières…

Au vu des différentes développements, il est opportun de se demander si le nouveau contrat type, contrat à options, n’est finalement pas qu’une réplique des contrats de syndic signé après l’arrêté Novelli de mars 2010. 

Pour en savoir plus :

> Le décret du 26 mars 2015 définissant le contrat type de syndic de copropriété et les prestations particulières, prévu à l'article 18-1 A de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 modifiée fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis

> L'article "Un an après : des avancées à faible allure"

4 - LA MISE EN CONCURRENCE DES CONTRATS DE SYNDIC

La mise en concurrence des syndics de copropriété obéit à de nouvelles règles à compter du vendredi 6 novembre 2015.